Порядок оформления результатов инвентаризации основных средств. Инвентаризация основных средств: оформление

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

• при продаже основных средств;
• сдаче их в аренду;
• приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
• смене материально ответственных лиц;
• выявлении фактов хищения;
• наступлении стихийных бедствий или пожаров;
• реорганизации компании;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В приказе указываются:

• место проведения инвентаризации;
• даты ее начала и окончания;
• председатель и члены комиссии;
• степень охвата инвентаризационных объектов;
• причина проведения инвентаризации;
• сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.

Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Образец приказа на инвентаризацию основных средств можно скачать на нашем сайте .

Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

• инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
• технических паспортов;
• документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Оформление ведомости о проведении инвентаризации

При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:

• назначение,
• работоспособность,
• инвентарные номера,
• внешнее состояние,
• отсутствие каких-либо видимых дефектов.

Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

• основной строительный материал,
• этажность,
• общая и полезная площадь,
• год постройки и т. д.

У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.

По насаждениям — наличие и возраст.

Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.

Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Не знаете свои права?

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.

Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 можно скачать по ссылке .

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Образец акта по результатам инвентаризации основных средств можно скачать на нашем сайте .

В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.

Оформление протокола заключительного заседания комиссии

По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.

Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.

Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.

Примерный бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать .

В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

• итоги проделанной работы;
• причины обнаруженных неточностей;
• заключения, к которым пришла комиссия;
• предложения по устранению выявленных недочетов.

Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.

Образец протокола инвентаризации основных средств можно скачать на нашем сайте по ссылке .

Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.

Проведение инвентаризации ОС — это один из способов выявления актуального состояния имущества компании и подтверждения качества ведения учета. Она позволяет выявить ошибки в учете ОС, помогает привести его в соответствие с фактическими данными.

Они составляют немалую часть имущества, позволяющего выпускать продукцию, выполнять производственные планы и

осуществлять рентабельную деятельность. Это здания, сооружения, станки, механизмы, транспорт и оборудование, т. е. все используемые (более года) в хозяйственном процессе объекты. Учитывая необходимость обеспечения контроля сохранности этих объектов, действующим законодательством утверждена методика и разработаны основные этапы проведения инвентаризации.

Цель проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств преследует целью контроль сохранности объектов, выявление потерь, недостач или неучтенных единиц.Ей подлежат все виды имущества, в том числе не принадлежащие компании, но учитываемые в финансовой отчетности. Например: объекты, принятые на хранение по договору, имеющиеся в наличии арендованные средства, имущество, поступившее в монтаж, а также не учтенное по различным причинам.

Когда проводят инвентаризацию

Регулирует проведение инвентаризации и определяет ее сроки руководитель. Однако инвентаризация обязательно проводится:

— по окончании финансового года;

— при смене сотрудников, ответственных за сохранность объектов;

— при выявлении фактов хищения основных средств;

—при наступлении форс-мажорных обстоятельств, например стихийного бедствия, повлекшего частичное или полное уничтожение имущества.

Зачастую инвентаризация основных средств необходима при внедрении новых программ учета и управления предприятием.

Полномочия и состав инвентаризационной комиссии

Назначается комиссия распоряжением руководителя компании. Проходит инвентаризация, как правило, под председательством главного инженера или заместителя начальника. В состав комиссии входят сотрудники бухгалтерии и технического отдела - инженеры, технологи, специалисты-производственники. В приказе руководитель определяет временные сроки инвентаризации, дату ее начала и окончания. В случае необходимости в состав комиссии могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита (при ее наличии) или представитель независимой аудиторской фирмы. На участие внешнего аудитора в инвентаризации

должен быть составлен договор услуг и предъявлена доверенность. Следует помнить, что отсутствие любого члена комиссии ставит под сомнение подлинность результатов инвентаризации. Они могут быть признаны недействительными.

Оформление инвентаризационных описей

Записи о фактическом наличии имущества заносятся в описи унифицированной, утвержденной Госкомстатом России, формы. Сегодня действующее законодательство не требует оформление результатов инвентаризации именно на таких бланках, компании могут разработать свои формы, содержащие необходимые реквизиты и утвержденные руководителем компании. Однако использование унифицированных форм предприятием наиболее целесообразно: в них учтены все необходимые поля и реквизиты.

Подготовка к инвентаризации

Предваряется инвентаризация получением комиссией расписки от лица, ответственного за сохранность имущества, в которой подтверждается оформление операций по движению ОС в соответствии с законодательством. Все унифицированные формы инвентаризационных описей, в том числе и бланк ИНВ-1, уже содержат текст расписки. На всех последних бухгалтерских документах, не проведенных по учету, председателем комиссии делается пометка «До ревизии» с проставлением даты и подписью.

Процедура проведения инвентаризации

Собственно инвентаризация основных средств состоит в осмотре предъявленных объектов имущества, занесении в описи сведений по ним: наименование и назначение, инвентарный и заводской номера, год выпуска и количество объектов. В графе «фактическое наличие» указываются все объекты, имеющиеся в наличии на данном

производственном участке, независимо от того, числятся ли они в бухгалтерском учете. При установлении объектов ОС, данные о которых в бухгалтерском учете отсутствуют, их следует занести в опись и впоследствии определить рыночную стоимость объекта для ввода в состав основных фондов компании. Инвентаризация основных средств должна осуществляться с оформлением отдельной описи по каждому производственному участку в разрезе сфер ответственности подотчетных лиц. Отдельно составляются описи по объектам ОС:

Не пригодным к дальнейшей эксплуатации с указанием причин;

Находящимся на ответхранении или в аренде с указанием оснований-договоров хранения или пользования арендованным имуществом и приложений к нему.

Инвентаризационные описи оформляются в 2-х экземплярах. Результаты инвентаризации подтверждаются подписями членов комиссии и подотчетными лицами. Первый экземпляр передается в бухгалтерию для дальнейшего оформления, составления сличительной ведомости и проведения учетных операций. Второй экземпляр описи остается у подотчетного лица. При наличии арендованных или сохраняемых объектов составляется третий экземпляр описи, который подписывают и отправляют арендодателю или поклажедателю.

Учет результатов инвентаризации

При возникновении различий фактического наличия объектов ОС с учетными записями составляется сличительная ведомость формы ИНВ-18, где указываются позиции с установленными расхождениями и выявляются недостачи и излишки объектов имущества в количественном и стоимостном выражении.

Для обобщения расхождений по группам недостач и излишков, выявленных в ходе инвентаризации, используют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). В ней группируют сведения по расхождениям фактических и учетных остатков и, руководствуясь политикой компании, отражают результаты в бухгалтерском учете.

Отражение итогов инвентаризации в бухгалтерском учете

При выявлении неучтенных объектов ОС необходимо оприходовать их по первоначальной стоимости, определяемой текущими рыночными ценами, увеличив на эту сумму прочие доходы компании. Налоговый учет стоимость излишков имущества, установленных в процессе инвентаризации, признает в составе внереализационных доходов. При установлении недостачи ОС материально-ответственное лицо письменно объясняет этот факт. Руководитель организации, опираясь на предоставленные разъяснения, принимает решение о списании недостающего объекта и отнесении суммы ущерба:

К взысканию при установлении виновного;

На убытки предприятия при невозможности установления виновного (например, при краже) с документальным подтверждением этого факта. Им может служить решение следственных или судебных органов.

При невозможности установления виновных лиц ущерб от списания недостач ОС в бухучете учитывается в составе прочих расходов. Налоговый учет признает их внереализационными расходами при условии подтверждения факта хищения.

Когда все документы оформлены и закончена инвентаризация основных средств, проводки вышеуказанных операций в бухгалтерском учете отражаются так:

Д-т 08 К-т 91.1 увеличение на сумму неучтенных ОС;

Д-т 01 Д-т 08 - ввод стоимости неучтенного имущества в состав ОС;

Д-т 02 К-т 01.2 - списание начисленной на недостающий объект амортизации;

Д-т 94 К-т 01.2 - списание остаточной стоимости недостающего объекта;

Д-т 73.2 К-т 94 - сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Д-т 50,51,70 К-т 73.2 - сумма ущерба внесена в кассу, на счет предприятия или удержана из заработной платы сотрудника;

Д-т 91.2 К-т 94 - списан ущерб от недостачи в компании, связанный с невозможностью установления виновного лица.

Итак, инвентаризация основных средств - процедура, необходимая не только для поддержания сохранности имущества предприятия, но также для своевременного избавления от простаивающих, не задействованных в производственном процессе мощностей, влияющих на размер налога на имущество и уровень прибыли в компании.

Инвентаризация представляет собой особую процедуру, посредством которой производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств компании. Инвентаризации должны быть подвергнуты все остатки по счетам учета, сформировавшиеся на отчетную дату.

Организация должна проверить наличие основных средств, материально-производственных запасов, товарных остатков на складах, сверить денежные средства на расчетном и валютном счетах в банках, проконтролировать задолженность перед налоговой инспекцией, внебюджетными фондами и контрагентами.

Какой может быть инвентаризация?

Различают внезапные и обязательные инвентаризации. Внезапные проверки проводятся периодически в контрольных целях по отдельным разделам учета (например: таким образом зачастую производится сверка денежной наличности в кассе предприятия).

Обязательные инвентаризации обусловлены требованиями российского законодательства. Случаи, при которых необходимо провести такие проверки, установлены действующими Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств. Это нужно сделать, в частности, в следующих ситуациях:

Перед составлением годовой отчетности. Поскольку отчетной датой для годовой бухгалтерской отчетности является 31 декабря соответствующего года, то инвентаризация должна быть проведена по состоянию на эту дату.

Однако на практике такие процедуры требуют определенного времени. В связи с этим законодатель предусматривает, что если инвентаризация проведена в 4-м квартале, т.е. после 1 октября отчетного года, то она приравнивается к годовой. Но если сверки были проведены ранее (например: летом), тогда инвентаризацию придется проводить повторно;

При смене материально-ответственного лица. К примеру, если в организации увольняется кладовщик, на которого была возложена материальная ответственность за товар на складе, то на дату передачи дел новому сотруднику необходимо провести инвентаризацию складских остатков на предмет выявления возможных недостач, пересортиц либо излишков товара;

При выявлении хищения или порчи имущества;

После стихийных бедствий: пожара, наводнения либо иных форс-мажорных обстоятельств, когда документы и имущество могли быть утрачены или повреждены;

При ликвидации или реорганизации компании.

Общие правила проведения инвентаризации

За исключением случаев обязательных проверок, указанных выше, количество инвентаризаций в течение года и периоды их проведения определяет руководитель организации, который издает соответствующий приказ.

Инвентаризационная комиссия, назначенная руководителем, является постоянно действующей и включает в себя председателя и членов комиссии. Их участие в инвентаризации является обязательным, в случае отсутствия даже одного из участников результаты инвентаризации будут считаться недействительными.

Очень важно иметь в виду, что материально-ответственные лица не должны входить в состав инвентаризационной комиссии.

Зачастую, к примеру, складские работники принимают участие в проверке товаров на складе, за сохранность которых сами несут ответственность. Таким образом, получается, что эти сотрудники проверяют сами себя, что влечет значительное снижение внутреннего контроля и формальный характер проведения инвентаризации.

Соответственно, в состав инвентаризационной комиссии должны входить независимые специалисты, например, сотрудники отдела внутреннего аудита, работники бухгалтерии, представители администрации компании.

В свою очередь, материально-ответственные лица должны сдать расписки в бухгалтерию о том, что к моменту начала инвентаризации все документы на приход и расход имущества были сданы в бухгалтерию и все движение материальных ценностей своевременно отражено в учете.

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и обязательств установлено, что инвентаризация ОС может проводиться реже, чем по другим видам материальных ценностей, а именно один раз в 3 года.

Организация имеет право самостоятельно принять решение о том, что она будет контролировать сохранность основных средств с указанной периодичностью, а не ежегодно и утвердить свой выбор в учетной политике.

Для отражения результатов инвентаризации следует применять инвентаризационную опись, оформленную по типовой форме № ИНВ-1.

В этом документе указывается перечень основных средств и информация по объектам (реквизиты документа на оприходование, год выпуска, инвентарный и заводской номера), а также производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием в количественном и стоимостном выражении. Опись составляется в двух экземплярах.

В ходе инвентаризации комиссия осматривает объекты и заносит в ведомость их основные характеристики. Помимо этого осуществляется проверка наличия технических паспортов, инвентарных карточек, свидетельств о праве собственности на объекты ОС и других документов.

При принятии основных средств к учету каждому объекту присваивается собственный инвентарный номер, который указывается в инвентарной карточке и непосредственно на самом объекте - наносится краской, наклейкой или иным способом на усмотрение организации.

В ходе инвентаризации комиссия ориентируется непосредственно по этим нанесенным номерам. Действительно, если в цехе компании находятся, к примеру, несколько одинаковых станков, то идентифицировать их без инвентарных номеров весьма затруднительно.

Арендованное имущество также подлежит инвентаризации. По каждому арендодателю следует составить инвентаризационную опись, в которой указывается перечень имущества и сроки аренды. Такие описи составляются в трех экземплярах, один из которых высылается арендодателю.

При выявлении излишек либо недостач оформляется сличительная ведомость (типовая форма № ИНВ-18).

Оформление результатов инвентаризации основных средств

В ходе инвентаризации комиссией может быть установлено полное соответствие данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ОС, однако возможно выявление отклонений в виде:

• излишек;
• недостач.

Излишки основных средств - это имущество, имеющееся в наличии, но по каким-то причинам не принятое к бухгалтерскому учету.

При установлении таких объектов на основании данных сличительной ведомости бухгалтер должен их оприходовать, и отнести текущую рыночную стоимость ОС в состав прочих доходов следующей проводкой:

Дебет 01 «Основные средства» Кредит 91.01 «Прочие доходы» - содержание хозяйственной операции: оприходованы основные средства, выявленные при инвентаризации.

В налоговом учете излишки ОС включаются в состав внереализационных доходов на основании пункта 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ.

Недостачи ОС - это объекты, отраженные в бухгалтерском учете, но фактически отсутствующие.

В таких ситуациях руководство компании выявляет причины возникновения недостачи, а также лиц, которые должны нести ответственность за пропажу имущества компании.

По результатам расследования возможны следующие варианты:

• виновное лицо установлено;
• виновное лицо не установлено.

Как правило, ответственность за недостачу несет сотрудник организации, на которого возложена обязанность по хранению соответствующего основного средства (материально-ответственное лицо).

Именно к нему в первую очередь будут вопросы о причинах отсутствия объекта. В этом случае руководство предприятия будет опираться на заключенный с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если будет установлено, что в пропаже имущества виновен сотрудник компании, он должен будет возместить организации стоимость основного средства. Если виновное лицо установить не удастся, недостачу следует учитывать в составе прочих расходов.

На основании результатов сличительной ведомости бухгалтер делает следующие проводки:

- Дебет 02 «Амортизация основных средств» Кредит 01 «Основные средства» - содержание хозяйственной операции: списана амортизация отсутствующего ОС;

- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 01 «Основные средства» - содержание хозяйственной операции: списана остаточная стоимость отсутствующего ОС.

В случае если виновное лицо установлено, недостача возлагается на него бухгалтерскими записями:

- Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - содержание хозяйственной операции: недостача списана за счет виновного лица;

- Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - содержание хозяйственной операции: виновным лицом погашена задолженность за недостачу, денежные средства внесены в кассу (на расчетный счет) предприятия.

Если виновное лицо не выявлено, необходимо сделать проводку:

Порядок проведения инвентаризации основных средств строго регламентирован. Как часто проходит инвентаризация ОС, какова ее детальная процедура, какие должны быть оформлены документы, какие следует сделать проводки в учете по результатам проверки, а также какое наказание последует, если всплывут неучтенные объекты, - читайте в статье ниже.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.

Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:

• методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
• положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

• передача имущества в аренду;
• реорганизация;
• ликвидация;
• продажа имущества;
• смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
• установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• перед составлением бухотчетности за год;
• чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.

Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:

1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 .

В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23 .

Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.

Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:

• сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
• техпаспорта и иную техдокументацию;
• регистры аналитического учета;
• наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.

2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.

Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.

Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.

ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.

3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18 .

Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.

Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).

ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.

Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26 .

Проводки при инвентаризации ОС: пример

Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:

• недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
• недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
• излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.

В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:

			Сумма (тыс. руб.)		Описание проводки	Документы
1. Для учета недостачи без виновных лиц
01 выбытие					Списана первоначальная стоимость станка гидравлического	Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4
		01 выбытие			списана амортизация станка гидравлического
		01 выбытие			Списана остаточная стоимость станка гидравлического 94		01 выбытие			Списана остаточная стоимость ноутбука
					Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е.
					Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью
					Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е.

ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:

• Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
• Дт 01 Кт 08 - насос гидравлический введен в эксплуатацию

Итоги

Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — выросшие штрафы за ошибки в учете (ст. 15.11 КоАП в редакции закона от 30.03.2016 № 77-ФЗ). Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5 000 руб.

О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале

Как правило, на предприятиях имеется большое количество основных средств (далее также - ОС). В отношении них существует необходимость периодического проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств на предприятии - это, во-первых, проверка их фактического наличия и функционального состояния, во-вторых, контроль за правильностью отражения информации об основных средствах на счетах бухгалтерского учета. В процессе инвентаризации осуществляются сопоставление фактического наличия ОС с данными бухучета и при необходимости уточнение соответствующих сведений (внесение в учет необходимых исправлений).

Проведение инвентаризации ОС

О том, как именно проводится инвентаризация основных средств, можно узнать из Рекомендаций Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года N 49 (далее - Рекомендации).

Отметим, что рассматриваемая инвентаризация может проводиться не ежегодно, а раз в три года (п. 1.5 Рекомендаций).

Конкретная же периодичность проведения инвентаризации основных средств утверждается руководителем предприятия.

Можно выделить три основных этапа проведения инвентаризации основных средств:

• определение состава инвентаризационной комиссии, срока для осуществления инвентаризации и причин ее проведения. Все это должно быть прописано в одном документе — приказе руководителя о проведении инвентаризации основных средств организации (форма ИНВ-22);
• установление факта наличия основных средств. Этот этап включает в себя выявление наименований основных средств, их состояния, количества, присвоенных им номеров, рыночной стоимости. Эти сведения отражаются в описи ИНВ-1 ;
• сличение установленных в результате вышеуказанной процедуры проверки сведений с информацией, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета. По результатам указанных действий оформляется ведомость ИНВ-18 .

Порядок проведения инвентаризации ОС

В рамках указанных выше этапов комиссия визуально осматривает основные средства и отражает в описи необходимую информацию о них.

Если основное средство неисправно и в период проведения инвентаризации в отношении него проводится ремонт, оно отражается в отдельном документе (форма ИНВ-10).

В общем порядке (т. е. наряду с остальными) производится и инвентаризация арендованных основных средств. Однако необходимо учитывать, что информация о таких ОС должна включаться в отдельную опись.

В случае выявления непригодных для эксплуатации основных средств в отношении них комиссии также необходимо составить отдельную опись.

Не включаются в общую опись и выявленные основные средства, которые ранее не были учтены. По ним также составляется отдельный документ.

Как следует из правил проведения инвентаризации основных средств, в описях необходимо указывать достоверные данные об основных средствах независимо от того, как именно эти данные ранее были отражены в бухучете.

При оценке основных средств необходимо применять рыночные цены.

По результатам инвентаризации подлежат устранению несоответствия, выявленные в ходе сверки фактических данных с данными учета. Это делается посредством внесения в учет исправленных и уточненных данных.

Цель проведения инвентаризации основных средств

Основными целями проведения инвентаризации ОС являются:

• установление факта наличия ОС на предприятии и уточнение информации о них;
• сличение установленных фактических сведений с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета;
• приведение регистров бухгалтерского учета в соответствие с установленными инвентаризационной комиссией сведениями.

Важно учитывать, что помимо «плановой» проверки причинами инвентаризации основных средств могут быть:

• передача ОС в аренду;
• смена ответственных за ОС лиц;
• ущерб, пропажа имущества, возникновение последствий от ЧС;
• реорганизация или ликвидация юридического лица.

В случае наступления указанных событий инвентаризация ОС проводится внепланово.

Обращаем внимание, что начиная с 2013 года унифицированные формы первичной учетной документации применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные документы с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ОС с использованием собственных форм документов.