Расчетный листок по заработной плате excel. Расчетный листок по заработной плате (заполнение)

Трудовой кодекс РФ работодателей обязывает доносить информацию работникам о расчете его заработной платы: как учитывается оклад, полагающиеся надбавки, премии, различные удержания (дисциплинарные взыскания) и иные показатели.

Данная информация излагается в расчетном листке.

Какую форму листа следует использовать, есть ли утвержденный бланк?

Получая в установленный день заработную плату, любой трудящийся должен быть уведомлен о ее размере в виде выдачи ему расчетного листа.

Данный порядок уведомления работника о причитающемся ему денежного вознаграждения за труд является не правом, а обязанностью юридического лица .

Но довольно часто на практике происходит, что директора предприятий не желают выдавать расчетный листок, а бухгалтерия не хочет распечатывать документ из-за экономии бумаги, и выдают бланк лишь по личной просьбе трудящегося.

Как именно должно происходить информирование, нормативной документацией на федеральном уровне четко не обозначено (за исключением факта донесения информации до работника в письменном виде).

Выдача листка осуществляется при выплате заключительной части зарплаты (после аванса).

Вне зависимости от способа передачи денежных средств , подчиненным за проделанную работу ( или ), работодателем предоставляется расчетный лист, в том числе и работника. ?

Форма оформления

В соответствии с письмом Минтруда от 21 февраля 2017 г. равнозначными считается листок и в бумажной, и в электронной форме . .

Порядок использования электронного вида документа (к примеру, отправка на корпоративный почтовый ящик) обязательно закрепляется в трудовом соглашении или локальном акте компании.

Типового бланка расчетного листка не разработано, строгих требований к его внешнему виду не предъявляется, поэтому работодатель самостоятельно разрабатывает удобный для себя документ .

Главное, чтобы в листе были отражены все необходимые данные о составляющих заработной платы.

Примерный образец можно скачать бесплатно ниже в формате excel. Форма должна быть утвержденной руководителя .

Заполнение бланка листа по зарплате

Еще с 2013 года единая форма расчетного листка отменена, тем самым предоставляется возможность организациям самостоятельной разработки бланка документа с учетом специфики их деятельности.

Индивидуальная форма бланка обозначается в учетной политике компании или отдельным распоряжением директора.

Но при этом, в бланке должны присутствовать обязательные сведения :

• наименование юридического лица;
• период, за который выдается расчетный листок (обычно календарный месяц);
• сведения о работнике: должность в соответствии со штатным расписанием, ФИО трудящегося, отдел (подразделение) и табельный номер.

Затем заполняются данные о расчетах по зарплате , разделенные на части и оформленные в виде таблицы:

Самостоятельно разработанная форма листка по зарплате позволяет добавить также иные сведения (суммы налоговых вычетов по иждивенцам).

Получают расчетный документ все категории сотрудников :

• основные;
• работники, выполняющие трудовые обязанности дистанционно;
• совместители;
• трудящие, выполняющие работу на дому.

Разработка бланка расчетного листа входит в обязанность работодателя , использовать можно форму, представленную в бухгалтерской программе.

Скачать бесплатно образец

Электронный формат

Введение электронных версий расчетного листка приводит к ускорению документооборота в компании и гарантирует отправку бланка адресату.

Когда выдается работнику?

Формировать и выдавать расчетки по заработной плате трудящимся лучше накануне выплаты зарплаты. Раздать листки можно и в день перечисления денежных средств на счета работников, но не позже.

При осуществлении авансовых платежей, оплаты отпуска в середине месяца, добавочные (промежуточные) расчетные листки не формируются .

Сотруднику, расторгающему трудовые отношения, предоставляется квиток по заработной плате в последний его рабочий день вместе иными обязательными документами.

Листок по зарплате не передается по непроверенным каналам связи, а также третьим лицам. «Расчетку» лучше передать в руки трудящемуся , а для удаленных работников - заказным письмом.

Для учета выданных документов заполняется или .

Срок хранения

В соответствии с установленными нормами при наличии у предприятия электронного документооборота расчетные листки хранятся не менее 5 лет .

Данный срок определен в связи с необходимостью разъяснения вопросов по заработной плате штата компании при проведении финансовых проверок.

Если же в компании у сотрудников не открыты счета в кредитных учреждениях, и денежные средства персоналу выдаются через кассу наличными, то срок хранения данной документации длится 75 лет .

При выходе на пенсию сотрудников эта информация может оказаться востребованной.

Полезное видео

Подробнее о форме расчетного листа (бумажный и электронный вид) и порядке его выдачи, можно узнать из данного видео:

Выводы

Подготовив расчетный листок, но не передав его специалисту, бухгалтер нарушает трудовое законодательство.

Законом РФ предусмотрена ответственность за отсутствие расчетных документов в организации, а также за их неверное заполнение.

Выявив подобные нарушение, инспекция по труду начислит штраф для индивидуальных предпринимателей до 5 тыс.руб., юридическим лицам - до 50 тыс.руб.

Штраф директор компании вправе взыскать с работника бухгалтерии (ст. 238 ТК РФ).

Работодателю следует позаботиться о поддержании порядка при ведении финансовой документации. В будущем это позволит избежать санкций от контролирующих органов, а также претензий со стороны подчиненных.

Выявленные повторные нарушения влекут за собой более серьезные штрафные санкции.

Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

1. Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:

• оклад;
• начисленная премия;
• установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
• компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.

1. Удержания из зарплаты:

• НДФЛ;
• пенсионные отчисления;
• профсоюзный взнос;
• иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
• удержание по исполнительному листу, например, алиментов.

1. Дополнительные начисления:

• выплата отпускных;
• выплата при увольнении;
• компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
• иные выплаты.

1. Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

• Ф.И.О. и должность работника;
• Название структурного подразделения (цеха или отдела);
• Табельный номер, если имеется;
• Временной период (обычно месяц);
• Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Срок хранения

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

• Номер записи;
• Дата выдачи;
• Ф.И.О. сотрудника;
• Должность;
• Подпись работника;
• Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

• Даты начала и окончания;
• Наименование документа;
• Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
• Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

• Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
• Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
• Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
• Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
• Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
• Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
• Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
• Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
• Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Расчетный листок представляет собой специальный документ, посредством которого работодатели сообщают работникам предприятия о начислении заработной платы: из чего складывается их оплата труда, сколько они получат на руки и сколько с них удержали. Существует множество нюансов касательно того, как подобная бумага оформляется и в каком виде сотрудник обязан ее представить. Известно, что в настоящее время подавляющее число организаций не выдают работникам соответствующие документы, несмотря на то, что за невыдачу предусмотрена административная ответственность.

Во многих предприятиях расчетные листки считаются простой формальностью, однако действующее законодательство закрепляет право на получение такой бумаги сотрудниками.

Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает или получает травму, следует выплатить больничное пособие, а отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается в расчетном листке среди других выплат.

к меню

Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.

к меню

Порядок выдачи документов и ответственность работодателя

Следует помнить, что расчетный билет содержит персональную информацию о сотруднике, которая не подлежит разглашению. Таким образом, этот документ необходимо предоставлять конкретному работнику, с целью недопущения утечки данных.

Выдачу данных документов чаще всего проводит бухгалтер-расчетчик, который располагает информацией обо всех средствах начисляемых работникам. По этой причине, работодатель обязан ознакомить уполномоченных сотрудников, которые имеют доступ к личным данным с положением о конфиденциальности. Оно отражено в и 88 Трудового кодекса РФ. За нарушение положения о неразглашении персональной информации, виновному могут угрожать штрафы, а также, согласно Трудового кодекса РФ, уголовная ответственность. Размер штрафов варьируется в зависимости от виновного лица. Для простых граждан сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей, для должностных лиц - тысячу рублей, и для юридических лиц сумма будет составлять от 5000 до 10 000 рублей.

В настоящее время, с повсеместным распространением интернета, работодатели могут высылать расчетный листок на электронную почту сотрудника. Нельзя с точностью определить, правомерны ли подобные действия. Согласно Трудовому кодексу, расчетные листки должны предоставляться строго в письменной форме, что указано в статье 136 ТК РФ. Однако существует ряд судебных прецедентов, в соответствии с которыми, отправка расчетных листков посредством электронной почты не запрещена законом. Трудового кодекса РФ гарантирует возможность получения расчетных листков через e-mail исключительно для .

В случае, когда работодатель принимает решение о выдаче расчетных листков с помощью электронной почты, необходимо закрепить данное положение в локальном акте (ЛНА) организации или предприятия. Однако оптимальным вариантом будет выдача бумажных документов, поскольку это позволит избежать лишних .

В случае судебных разбирательств, компанию может обезопасить журнал выдачи расчетных листков. В нем, сотрудники будут ставить подпись о получении соответствующего документа. Также, можно предусмотреть отрывную часть расчетного листка, на котором будет стоять подпись подтверждающая факт выдачи. Каким образом будет подтверждаться выдача расчетного листка, работодатель может выбирать самостоятельно.

к меню

Разные ситуации выдачи расчеток

Нужно ли выдавать расчетный листок, если сотрудники получают зарплату на банковскую карту

Организация или предприниматель обязаны в данной ситуации выдавать сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату – через кассу, на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 № 739-6-1 .

Может ли работник попросить перечислять зарплату на чужой счет

Может. Только не факт, что работодатель выполнит эту просьбу. Ведь перечисление зарплаты на карту не самого работника, а третьему лицу – право, а не обязанность работодателя.

Если работник хочет получать трудовые деньги не на зарплатную карту, выданную работодателем, а на какую-то другую, то он должен написать соответствующее заявление (в свободной форме) , в котором необходимо указать реквизиты своей карты. При этом нужно помнить, что такое заявление нужно подать не позднее чем за 5 рабочих дней до дня выплаты зарплаты. Иначе работник получит зарплату еще на «работодательскую» карту.

Какую же карту работник может указать в заявлении

Речь идет о карте, оформленной именно на имя самого сотрудника. Ведь в Трудовом кодексе сказано, что зарплата выплачивается РАБОТНИКУ, а о перечислении зарплаты работника на карты третьих лиц в Кодексе ничего не сказано. Соответственно, обязанности переводить по просьбе работника зарплатные деньги на чужие карты у работодателя нет. Но и нет запрета это делать. Т.е. работодатель может пойти навстречу работнику и перевести его деньги туда, куда он просит. Для этого работнику опять же нужно написать заявление и указать банковские реквизиты карты, на которую будет перечислена его зарплата.

Кстати, случается, что работники пытаются схитрить и в заявлении выдают чужую карту за свою в надежде на то, что в данном случае работодатель не откажет в переводе денег в силу обязанности, установленной ТК. Например, работник за свою выдает карту жены. Это чревато тем, что работник вообще на какое-то время может остаться без зарплаты. Ведь банк, скорее всего, не исполнит платеж из-за несовпадения получателей: работодатель укажет получателем своего работника, а банк будет видеть, что карта принадлежит другому лицу.

Как отразить в расчетном листке выплаты, если сотрудник болел во время отпуска

Укажите все выплаты за месяц, в том числе отпускные и больничное пособие. В расчетном листке сотрудник должен видеть составные части зарплаты и другие выплаты, в том числе отпускные. Это следует из положений частей 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Включение районного коэффициента отдельной строкой листка

Районный коэффициент не должен включаться в оклад сотрудника. Если работнику устанавливается окладная система оплаты труда с применением районного коэффициента к заработной плате, то размер оклада и районного коэффициента в трудовом договоре необходимо указывать отдельно. В расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием размера коэффициента.

к меню

Каким способом выдавать листок о зарплате?

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные способы выдачи (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560 (ссылка выше)). Но важно соблюсти требования.

1. Способ выдачи расчетных листков закрепите в локальном акте

Как выдаете листки сотрудникам – на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:

• трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Например, для электронного способа формулировка может быть такой:

«Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца высылать на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении 4 к настоящему Положению».

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).

2. С работника возьмите заявление для электронного расчетного

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление (формат Ворд, 33 Кб) . В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике, которую просто так разглашать нельзя ( , ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Форма согласия произвольная. В ней должны быть обязательные элементы, которые названы в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

3. Если за сотрудника получает зарплату и листок кто-то другой, нужна доверенность

По заявлению сотрудника за него может получать зарплату кто-то другой. Ему же можно выдать расчетный листок. Но так поступайте, только если «этот другой» предоставил доверенность и в ней есть запись и про зарплату, и про расчетный листок.

Если доверенности нет или в ней нет упоминания, что представитель вправе получить расчетный листок, то документ не выдавайте. В расчетном листке – персональная информация о сотруднике, которую работодатель не имеет права разглашать без его согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Об этом говорят пункт 1 , пункта 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ и частей 1, 2 Трудового кодекса РФ.

к меню

Штрафы, если не выдавать расчетные листки

Право на получение расчетного листка закреплено в трудовом законодательстве, поэтому в случае невыдачи подобного документа, работодателю грозит административная ответственность согласно . Помимо этого, а повторное нарушение, должностное лицо предприятия может быть отстранено от работы на срок до трех лет.

Ответственность за нарушение правил выдачи расчетных листков сотрудникам возникнет, если одновременно соблюдаются два условия:

• нет локального акта, где утверждена форма листка,
• поступили в трудовую инспекцию.

Существуют такие виды ответственности:

• для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:

• для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
• для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.

Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

к меню

Расчетный листок - документ, связанный с доходами работника и относиться к нему необходимо серьезно. Даже если организация выплачивает «белую» и полностью рассчитывается и с работниками, и со всеми налогами и отчислениями во внебюджетные фонды, необходимость выдавать своим сотрудникам данный документ является обязательной, причем делается это не по запросу работника, а регулярно и без напоминаний.

Своевременное выполнение данного требования важно для обеих сторон трудовых отношений: для работника это информирование о размерах/составных частях причитающейся ему оплаты, для работодателя – гарантированная защита от административной ответственности за невыдачу листка.

Что такое расчетный листок?

Расчетный листок – специально оформленный документ, содержащий информацию о размере и составных частях заработной платы работника за определенный период (как правило, месяц).

Выдача такого листка регулируется ст. 136 Трудового кодекса РФ, согласно которой работодатель при выдаче зарплаты должен оповестить сотрудника (в письменной форме) о:

• составляющих частях зарплаты;
• размерах начисленных сумм (компенсаций, отпускных, других выплат работнику);
• размерах удержаний;
• общей сумме, причитающейся к выплате.

Установлено, что форма листка утверждается в организации локальным актом, при обязательном учете мнения представительного органа работников.

Назначение и функции данного документа

Именно из этого документа работник может узнать о составных частях своей зарплаты, о том, все ли причитающиеся доплаты ему сделаны, а также может отследить размер налоговых отчислений (), а также других удержаний и перечислений, если они производятся по закону (например, выплаты по исполнительным листам), или по заявлению самого работника.

Для работодателя принципиален и сам факт выдачи листков коллективу и правильность их заполнения.

Важно помнить об административной ответственности за:

• невыдачу листков;
• оформление листков неустановленной формы.

Соблюдение всех правил, связанных с расчетными листками позволит организации избежать таких негативных последствий, как увеличение срока обжалования в суде дел, связанных с трудовыми спорами и увольнением. По делам об увольнении граждане могут подать в течение 1 месяца со дня выдачи /приказа об увольнении, а по другим трудовым спорам – в течение трех месяцев с даты нарушения права работника.

При этом, если расчетные листки не выдавались, либо выдавались нерегулярно, время обращения за судебной защитой практически не ограничено – ведь работник может заявить, что узнал о нарушении своих прав недавно, а суд, скорее всего встанет на его сторону. Если же листки выдаются по закону, ежемесячно, у работника есть срок только в три месяца на споры о заработной плате.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Обязанность работодателя

Трудовой кодекс РФ однозначно устанавливает обязанность работодателя выдавать работникам расчетные листы (ст. 136 ТК РФ).

Это правило распространено в одинаковой степени на все организации, независимо от форм собственности и индивидуальных предпринимателей.

Если работодатель имеет в штате хотя бы одного наемного сотрудника, он обязан исполнять положение ст. 136 ТК РФ об информировании работников о составных частях и размере заработка.

О необходимости выдачи расчетных листов на предприятии рассказано в следующем видеоматериале:

Форма и процедура утверждения

Интересно, что установив обязанность выдавать расчетные листки, законодательство не содержит нормативно утвержденного образца (формы) такого листка. При этом трудностей даже самая небольшая организация с формой листка испытывать не должна - в любой бухгалтерской программе имеется образец «расчетки» (так же, как и в справочно-правовых системах).

Кроме того, при желании организация/предприниматель могут самостоятельно разработать такой документ.

Однако, мало выбрать форму листка, необходимо ее утвердить согласно нормам ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК).

Делается это в порядке, установленном в ст. 372 ТК РФ следующим образом :

1. 1. Подготовленный проект приказа и самого листка направляется в профсоюзную организацию (если она создана на предприятии/в учреждении). Направление фиксируется в письменном виде.
   2. В срок не более 5 дней (рабочих) профсоюз изучает поступивший проект и направляет работодателю мотивированное (обоснованное) мнение также в письменном виде. Мотивированное мнение может содержать как согласие с проектом локального акта, так и предложения по его доработке.

1. При необходимости доработки документа ТК РФ устанавливает срок в 3 дня для консультаций и переговоров сторон с целью достижения обоюдного соглашения. Также работодатель вправе принять замечания профсоюза в целом и учесть их.
2. Если согласие по итогам обсуждения не достигнуто, работодатель имеет право принять устраивающий его вариант локального акта, а профсоюз – обжаловать его в Госинспекцию труда или в суд. В случае если по результатам обжалования будут выявлены нарушения, принятый локальный акт будет отменен.

Само утверждение расчетного листка производится приказом (распоряжением) по организации, согласно которому с определенного числа/даты вводится в действие форма расчетного листка, назначаются ответственные лица за его выдачу и т.д.

Описанный порядок регулирует правила утверждения листка в организациях, где создана первичная профсоюзная организация, или другой орган, представляющий интересы коллектива (всего или его части). Если указанных органов не имеется, утвердить форму листка можно, обсудив этот вопрос на общем собрании (конференции) коллектива.

Имеется точка зрения, что при отсутствии в организации органа, представляющего интересы коллектива, достаточно в приказе об утверждении расчетного листка сделать запись об отсутствии таковых.

Утвержденный расчетный лист можно включить как приложение в , в , или издать в виде отдельного локального акта. Но в любом случае, применять не утвержденную форму документа не стоит во избежание проблем как с работниками, так и с проверяющими органами.

Составные части и содержание документа

Применяемые в большей части организаций расчетные листы взяты из распространенных бухгалтерских программ, и имеют незначительные отличия. Как правило, листок имеет табличную форму, изготавливается компьютерным способом.

В любом случае, в нем можно выделить разделы :

1. Общий. Содержит наименование организации, подразделение (отдел), ФИО работника, должность (профессию), размер окладной части (тарифную ставку), период, (месяц), за который представлены сведения о зарплате.
2. Сведения о начислениях. Здесь указана собственно оплата за отработанное время, премии, компенсации, оплата временной нетрудоспособности и проч. Все суммы сопровождаются данными о периоде/времени/часах, за которые начислены.
3. Сведения об удержаниях, если они производятся (НДФЛ, профвзносы, алименты и т.д.). Указывают суммы и период, за который проведено удержание.
4. Сведения о выплаченных суммах и причитающихся к выплате на дату составления листка (здесь могут указываться аванс, перечисления на «зарплатный» счет в банке, а также даты этих перечислений).

С 2012 года (с учетом принятых поправок в трудовой кодекс) в расчетные листы обязательно включают сумму , выплаченной работнику , отпускных, сумм, причитающихся при увольнении (согласно ст. 256 ТК РФ).

Дополнительно в расчетном листе указывают размер, необлагаемый налогом на доходы физлиц.

Печать не проставляется, подписи лица, ответственного за расчет зарплаты также не обязательны.

Расшифровка

Главное назначение расчетного листка – информирование о заработной плате за определенный период (месяц). Листы на подавляющем большинстве предприятий/организаций читать достаточно легко.

Любой работник, обладая данными об отработанном за истекший период рабочем времени, днях, когда он находился на больничном, и т.д., в состоянии проконтролировать правильность заполнения граф расчетного листка. Сминусовав от начисленных сумм размер удержаний получается итоговая на дату выдачи листка сумма, причитающаяся конкретному работнику на руки (или на карту).

При возникновении вопросов работник вправе обратиться в бухгалтерию за разъяснениями.

Следует помнить, что в ряде организаций применяются специальные шифры (коды) , обозначающие ту или иную позицию начислений/удержаний. Например, зарплата за отработанное время может сопровождаться кодом «001», премия по положению о премировании – кодом «002», и т.д. Кодировка облегчает составление документов в бухгалтерии, а работники должны иметь возможность расшифровки указанных кодов.

Порядок выдачи документа

Расчетный лист выдается в день выплаты зарплаты , но хотя она должна выплачиваться не реже 2х раз в месяц, Минтруд считает, что достаточно выдавать листок один раз, при окончательном расчете за период (письмо от 18.03.10 № 739-6-1). При этом Трудовым кодексом не установлено, каким именно образом следует это осуществлять.

На практике порядок выдачи закрепляют в правилах трудового распорядка или другом локальном акте. Их может быть несколько:

• При выдаче заработной платы через кассу;
• В день зачисления зарплаты в банк;
• Выдача листков через специально уполномоченное (назначенное приказом) лицо в определенный день месяца.

Хотя закон не устанавливает, что выдача листков ведется под роспись, лучше, если в организации будет предусмотрено письменное подтверждение факта получения этого документа работниками.

Особенности составления и выдачи электронного расчетного листка

В условиях информационного общества и компьютерных технологий у ряда работодателей возникает желание перейти на выдачу безбумажных расчетных листков - в электронном виде. Однако делать это можно только в дополнение к основному способу выдачи.

Статья 312.1 ТК РФ позволяет направлять листок по электронной почте только дистанционным работникам. Любая бухгалтерская программа имеет возможность формировать сведения о заработной плате в виде расчетного листа и направлять его по e-mail работникам.

Если же сотрудник не работает дистанционно, выдача «расчетки» - обязанность работодателя, и должна быть произведена в установленный срок в бумажной форме.

Ответственность за нарушения

Виновные в нарушении трудового законодательства лица привлекаются к различной ответственности: от дисциплинарной и материальной, до уголовной.

За нарушение порядка и правил ведения и выдачи расчетных листков установлена административная ответственность (статья 5.27 КоАП РФ, части 1 и 4):

Аналогичная ответственность установлена за применение расчетного листка не утвержденной формы.

Оформление и выдача за рубежом

Интересен вопрос, связанный с применением расчетных листков за рубежом. При этом, если работодатель является российским, даже если территориально он находится за пределами Российской Федерации, на него в полной мере распространяются нормы и требования ТК РФ. Поэтому, расчетные листки оформляются/выдаются согласно общим правилам.

Необходимо сказать, что в подавляющем большинстве государств практикуется оповещение со стороны работодателя о заработной плате, по аналогии с нашими расчетными листками.

Расчетный листок играет важную роль в отношениях работника и работодателя. Его оформление и регулярная выдача не слишком затруднительны для организации и при этом снимает множество вопросов со стороны контролирующих организаций.

Как оформить данный документ с помощью программы 1С, показано в данном видео уроке:

Расчетный листок по заработной плате не содержит информации, касательной налоговых вычетов и отчислений в фонды. На примере показан расчетный листок по заработной плате, который принадлежит сотруднику, который имеет 5 дневной график работы за неделю, по восемь часов в день и сорок часов в неделю.

Заполнение расчетного листа.

В верхних строках указывается: наименование организации; месяц, год; Ф.И.О. сотрудника; должность и подразделение.

В разделе начислено указывается вся информация о начислениях, которые были произведены в указанном месяце, продолжительность данного периода и конечная сумма. В строке «Всего начислено» указывается суммарное число всех начислений за данный месяц. На примере образца показано, что сотрудник в ноябре месяце 2011 г. работал всего десять дней. А это значит восемьдесят часов(10 дней умножается на восемь часов). А остальное время он был на больничном и в отпуске.

За десять дней работы ему был начислен оклад в размере семи тысяч ста сорока двух руб. восьмидесяти шести коп. (пятнадцать тысяч руб. деленное на итог умножения двадцати одного и десяти). Где двадцать один-общее количество рабочих дней в ноябре месяце 2011 года.

Так же в данном примере расчетного листка по заработной плате видно, что этому сотруднику была начислена премия в размере сорока процентов от заработной платы. Она равно двум тысячам восьмисот пятидесяти семи руб. и четырнадцати коп. (сумма заработка умноженное на сорок процентов). Сложение оклада и премии позволяет нам получить общую сумму заработной платы за этот период. Она будет равна десяти тысячам руб. Затем от этой суммы рассчитывается районный коэффициент в пятнадцать процентов. Он будет равен одной тысячи пятьсот руб. (десять тысяч умноженное на пятнадцать процентов).

В стоке «Оплата больничного листа» и «Оплата отпуска» указывается информация об оплате среднего заработка, его продолжительность и сумма.

В указанной форме расчетного листа в строке «Всего начислено» указывается итог по всем начисленным суммам.

Ели в указанный месяц расчетного листка по заработной плате войдет второй период, то есть год расчета листа по нетрудоспособности, то нужно будет из строки «Всего начислено» вычесть строку «Оплата больничного листка». Все остальные начисления идут с расчетом заработка в среднем. А для того чтобы рассчитать средний заработок, для оплаты отпуска, нужно из «Всего начислено» вычесть сумму строк «Оплата больничного» и «Оплата отпуска».

Из представленной статьи вы узнали про то, как происходит заполнение расчетного листа по заработной плате . Точной формы ведения данного листва законом не установлено, в связи с этим разработку и приказ об утверждении расчетного листка руководитель делает самостоятельно. Как правило, бухгалтерия ничего самостоятельно не изобретает, а использует в своей работе такую форму расчетного листа, которая автоматом формируется программой 1С. Так же вы узнали примерное заполнение данного листка расчетности сотрудника предприятия.

Образец расчетного листка по заработной плате